Alles over de auto van de zaak

Omdat we eerst het gehele dossier Alles over de Auto van de zaak tot en met 2015 in orde willen maken, is dit artikel  nog niet helemaal up to date.! 
Wij proberen dit voor u met zorg zo goed mogelijk samen te stellen. Desondanks kan Administratiekantoor Kalo geen aansprakelijkheid aanvaarden voor eventuele onjuistheden of onvolledigheden.

Bij werknemers, waaronder de directeur grootaandeelhouder (dga), wordt de bijtelling sinds 1 januari 2006 in de loonheffingen verwerkt als loon in natura. Bent u ondernemer en heeft u uw auto op uw eigen zaak staan, dan kunt u te maken krijgen met de bijtelling voor de inkomstenbelasting. Sinds 1 januari 2009 rekent de fiscus met verschillende bijtelpercentages die zijn gebaseerd op CO-2 uitstoot en die gelden ongeacht of de auto is ingericht als personenauto of als bestelauto. Het basis bijtelpercentage bedraagt 25%.
Voor de overige percentages verwijzen wij u naar de site van de belastingdienst. klik daarvoor hier.
U kunt natuurlijk ook contact opnemen met uw NOAB-adviseur. 


Hoofdregel

De Belastingdienst mag alleen bijtelling berekenen als de auto naar aard en inrichting voor meer dan 10% geschikt is voor privégebruik. Bent u werknemer en beschikt u over een auto van de zaak die voor meer dan 10% geschikt is voor privégebruik ? Dan geldt een fiscale bijtelling, het autokostenforfait. Het autokostenforfait bedraagt een bepaald percentage van de cataloguswaarde van de auto. Zoals hiervoor is opgemerkt gelden in een aantal gevallen lagere percentages. 

LET OP!
Uw werkgever moet per 1 januari 2013 naast ingehouden en af te dragen premie loonbelasting/premie volksverzekeringen ook premies werknemersverzekeringen over de bijtelling betalen.

Dat is de hoofdregel. Dit geldt overigens ook als een werknemer een auto in eigen bezit heeft en de werkgever alle kosten hiervan vergoedt. Ook dan geldt de bijtelling.

Om bijtelling te voorkomen het volgende:
Met ingang van 1 januari 2012 is er een alternatief voor de gebruiker en rittenregistratie van een bestelauto.
Met ingang van 1 januari 2012 kunnen werkgever en werknemer gezamelijk bij de Belastingdienst verklaren dat de bestelauto uitsluitend zakelijk wordt gebruikt. Met deze gezamelijke verklaring wordt aangegeven dat met de bestelauto geen enkele kilometer privé wordt gereden, waarmee een bijtelling kan worden voorkomen. Door de belastingdienst zal hiervoor een digitaal formulier ter beschikking worden gesteld. Een rittenadministratie is gedurende de periode dat een dergelijke verklaring aan de belastingdienst is afgegeven, niet langer noodzakelijk. Deze verklaring wordt toegevoegd aan de bestaande instrumentarium. 
Het is ook nu al mogelijk om een bijtelling te voorkomen als er sprake is van een verbod van de werkgever om de bestelauto privé te gebruiken. De bestelauto wordt dan aan het einde van de werkdag op de werkplek achter gelaten. Voorts is het op dit moment ook al mogelijk om een bijtelling te voorkomen door middel van een sluitende rittenregistratie. De bestaande instrumenten zijn per 1 januari 2012 niet afgeschaft, wel wordt een alternatief aangeboden waarmee de rittenadministratie kan worden voorkomen.
NB: 'De verklaring uitsluitende zakelijk gebruik auto' is ook van toepassing voor de IB-ondernemer die in een bestelauto rijdt van zijn onderneming.

Voor de niet bestelauto geldt dat u om een bijtelling te voorkomen moet bewijzen dat u niet meer dan 500 kilometer privé heeft gereden door middel van een sluitende rittenregistratie. Daarvoor kunt u een rittenregistratieboekje gebruiken en/of het rekenmodel. De Belastingdienst kan van u verlangen dat u extra bewijsmateriaal levert, zoals uw afsprakenagenda of garagenota's.
Zie ook: Werkgevers en werknemers – tegemoetkomingen


Toe te passen bijtellingspercentage

Zoals eerder aangegeven zijn op dit moment de volgende bijtellingspercentages van toepassing:
In 2015 : 25%, 20%,14%,7%,4%.
In 2016 : 25%, 21%, 15%,4%

Het bijtellingspercentage is afhankelijk van de CO2-uitstoot, brandstofgebruik en hangt mede af van het moment dat de auto voor het eerst een kenteken heeft gekregen en wanneer de auto voor het eerst te naam is gesteld.

Wij verwijzen U naar de site van de rijksoverheid voor verdere informatie over de toe te passen percentages. Klikt u hiervoor op > rijksoverheid

Informeer ook altijd bij uw dealer naar de mogelijkheden.


Geen auto van de zaak?

Het rittenregistratieboekje kan ook van waarde zijn voor mensen die met de eigen auto zakelijke kilometers rijden. Wellicht moeten/kunnen zij een nacalculatie maken; daarbij kan het rittenregistratieboekje goed van pas komen. Verderop gaan wij daar nader op in.


Geen vol jaar een auto van de zaak?

 
Heeft u maar een deel van het jaar de beschikking over een auto van de zaak, dan moet u het werkelijk gereden aantal privé-kilometers volgens de rittenregistratie tot een jaarbedrag herleiden. Die herleiding zou onder omstandigheden ertoe kunnen leiden, dat u – hoewel u in het jaar niet meer dan 500 kilometer privé heeft gereden – toch een bijtelling van 25% (of 20 of 14%) voor uw kiezen krijgt.

Voorbeeld 1

U heeft van 1 januari tot en met 30 april een auto van de zaak met een catalogusprijs van € 30.000. U rijdt in die periode 100 kilometer privé met die auto. U heeft dus uiteindelijk maar 4 maanden de beschikking over de auto. Omgerekend naar een heel jaar zou u 12/4 x 100 = 300 kilometer in totaal privé rijden. Omdat u als werknemer op jaarbasis niet meer dan 500 kilometer privé rijdt, hoeft de werkgever niets bij te tellen.

Voorbeeld 2

U rijdt in dezelfde periode niet 100 maar 200 kilometer privé met een auto die niet tot de categorieën van (zeer) zuinige auto's behoort. Omgerekend naar een heel jaar zou u 12/4 x 200 = 600 kilometer privé rijden. De bijtelling bedraagt op kalenderjaarbasis 25% van € 30.000 = € 7.500. Stel: u krijgt uw salaris eens per maand, dan bedraagt de bijtelling per maand: 1/12 x € 7.500 = € 625. De totale bijtelling bedraagt: 4 x € 625 = € 2.500.

LET OP: de auto staat u ook ter beschikking als u zonder de auto met vakantie gaat. Dat is zelfs het geval wanneer u de auto op het werk laat staan. De Belastingdienst laat deze regel (mogelijk) alleen niet gelden, wanneer tijdens uw afwezigheid andere werknemers gebruik kunnen maken van de auto.


Een andere auto?


Als u in de loop van het kalenderjaar een andere auto krijgt, moet uw werkgever de bijtelling voor het privégebruik van elke auto naar tijdsgelang berekenen.

Voorbeeld 1

De bijtelling geldt per kalenderjaar. Stel, u heeft een auto van € 30.000 tegen een bijtelling van 25%, dus € 7.500 op jaarbasis. Bij een loontijdvak van een maand wordt de bijtelling naar tijdsgelang per maand 1/12 van € 7.500 = € 625. Stel, u krijgt per 1 november een auto van € 36.000 tegen een bijtelling van 25%, dus € 9.000 op jaarbasis. Bij een loontijdvak van een maand wordt de bijtelling naar tijdsgelang per maand 1/12 van € 9.000 = € 750. De totale bijtelling over het kalenderjaar is dan 10 x € 625 plus 2 x € 700 = € 7.750.

Voorbeeld 2

Stel nu dat u van 1 januari tot en met 31 juli een auto van € 30.000 heeft tegen een bijtelling van 25%, dus € 7.500 op jaarbasis en u niet privé rijdt met deze auto. In dat geval telt de werkgever voor de loontijdvakken van januari tot en met juli niets bij uw loon. Stel nu dat u vervolgens in de periode van 1 augustus tot en met 31 december met een nieuwe auto van uw werkgever (cataloguswaarde € 36.000) 1.000 kilometer privé rijdt. Omdat u nu op kalenderjaarbasis meer dan 500 kilometer privé rijdt, moet uw werkgever (alsnog) voor het hele kalenderjaar privégebruik bij het loon tellen.

Over de periode januari tot en met juli moet de werkgever dan bij het loon tellen 7/12 x 25% van € 30.000 = € 4.375. U wordt dan alsnog met een te betalen loonbelasting/premies volksverzekeringen en inkomensafhankelijke bijdrage Zvw over de reeds verstreken periode geconfronteerd. Bij een loontijdvak van een maand is de bijtelling € 625 per maand. Voor de reeds verstreken aangiftetermijnen moet de werkgever een correctie insturen. Vanaf 1 augustus moet uw werkgever per maand bij het loon tellen 1/12 x 25% van € 36.000 = € 750.

Uit voorbeeld 2 blijkt duidelijk dat het wijzigen van het patroon – vanaf 1 augustus wordt ineens wel privé gereden met de auto van de zaak – nadelige gevolgen kan hebben voor de periode waarin geen privégebruik heeft plaatsgevonden Zie ook verderop onder het kopje Verklaring geen privégebruik.


Meer dan één auto tegelijk?

 
Als uw werkgever u in een jaar meer dan één auto tegelijkertijd ter beschikking stelt, dan moet hij de bijtelling voor het privégebruik voor elke auto afzonderlijk berekenen. Het totaal is belast als privégebruik auto. Rijdt u op jaarbasis met alle auto's in totaal niet meer dan 500 kilometer privé, dan hoeft uw werkgever niets bij te tellen.

Voorbeeld 1

U heeft het hele jaar een auto van de zaak met een catalogusprijs van € 30.000. U rijdt in het jaar meer dan 500 kilometer privé met deze auto. De bijtelling bedraagt dan bij een loontijdvak van een maand: 1/12 x 25% x € 30.000 = € 625.

Stel nu dat uw werkgever u daarnaast in de periode juni tot en met augustus ook nog een auto met een catalogusprijs van € 36.000 ter beschikking stelt. Met deze auto rijdt u 200 km privé. Dat zou op jaarbasis uitkomen op 12/3 x 200 = 800 kilometer privé. De bijtelling is op jaarbasis 25% van € 36.000 = € 9.000. Per maand is dat dan 1/12 x € 9.000 = € 750. De totale bijtelling bedraagt nu (12 x € 625) (3 x € 750) = € 8.500.

TIP: Rijdt u met één van beide auto's wel op jaarbasis meer dan 500 privékilometers, maar kunt u aantonen dat dat u met de andere auto niet voor privé gebruikt, dan hoeft uw werkgever alleen voor eerstgenoemde auto bij te tellen.


Aard inrichting auto van belang


Alleen als de auto geschikt is voor privégebruik krijgt u te maken met de forfaitaire bijtelling. Heeft de auto twee of meer zitplaatsen, dan zult u overtuigend moeten aantonen dat er geen privé gebruik van wordt of kan worden gemaakt. Wel of geen grijs kenteken is daarbij niet relevant.

De forfaitaire bijtelling van 25, 20 of 14% geldt niet voor bestel- of serviceauto's met slechts een zitplaats voor de bestuurder, maar geldt ook niet voor vrachtauto's, autobussen of motoren. Wél moet u in die gevallen een eventueel privégebruik op reële basis berekenen. U dient dan dus het aantal privé-kilometers te vermenigvuldigen met de werkelijke kilometerprijs.

Ook geen bijtelling voor grote bestelauto met bijrijdersstoel !

Is een bestelauto door aard of inrichting uitsluitend of nagenoeg uitsluitend geschikt voor vervoer van goederen, dan hoeft er geen forfaitaire bijtelling in aanmerking te worden genomen. In het verleden ging men er eigenlijk standaard van uit dat een bestelauto met bijrijdersstoel niet aan de voorwaarden voldeed en daarover dus wel de forfaitaire bijtelling moest worden toegepast. Uit twee arresten van de Hoge Raad uit 2009 blijkt dat de eis van het ontbreken van de bijrijdersstoel te streng is en dat er ook bij een bestelauto mét bijrijdersstoel sprake kan zijn van een auto die door aard of inrichting uitsluitend of nagenoeg uitsluitend geschikt blijk te zijn voor vervoer van goederen.

In de eerste zaak ging het om twee bestelauto’s die tot het wagenpark van een vennootschap onder firma behoorden en die de vennoten ook voor privé-doeleinden ter beschikking stonden. In de bestuurderscabine van de bestelauto's was een tweede stoel voor een bijrijder aanwezig. In het goederencompartiment van de bestelauto's waren voor het vervoer van bloemen en planten stellages (vast) bevestigd. Volgens de inspecteur moest rekening worden gehouden met een forfaitaire bijtelling wegens het privé-gebruik van de bestelauto's. Het Hof Den Bosch had al geoordeeld dat de bestelauto's naar aard en inrichting (nagenoeg) uitsluitend geschikt waren voor het vervoer van goederen. Daarbij hechtte hij belang aan de inrichting en omvang van de bestelauto's. Het feit dat er een tweede stoel in de bestuurderscabine aanwezig was, bestemd voor de bijrijder of hulp bij het laden en lossen van bloemen en planten, was volgens het hof onvoldoende om aan te nemen dat de auto niet (nagenoeg) uitsluitend geschikt was voor het vervoer van goederen. De Hoge Raad was het daarmee eens.

In de tweede zaak ging het om een stukadoor die achtereenvolgens twee grote bestelauto s voor zijn onderneming had gebruikt. Volgens het hof waren de auto’s ingericht voor zowel goederenvervoer als voor personenvervoer en dus niet ‘door aard of inrichting uitsluitend of nagenoeg uitsluitend zijn geschikt voor vervoer van goederen’. Naast een goed ingerichte en toegankelijke laadruimte geschikt voor goederenvervoer hadden de auto’s een bestuurdersstoel en een anderhalfzitsbank in de bestuurderscabine. De bestuurderscabine was dan wel vervuild, maar uit niets bleek dat de stukadoor in de bestuurderscabine voorzieningen had aangebracht die waren gericht op het vervoer van goederen.
Volgens de Hoge Raad was het oordeel van het hof te kort door de bocht. Met een verwijzing naar zijn eerdere arrest uit 2009 oordeelde de Hoge Raad dat ook al is er een bijrijdersstoel aanwezig en ook al zijn in de bestuurderscabine geen voorzieningen aangebracht, die zijn gericht op het vervoer van goederen, er toch onder omstandigheden sprake kan zijn van een bestelauto die uitsluitend of nagenoeg uitsluitend geschikt is voor het vervoer van goederen. De Hoge Raad vernietigde daarom de hof uitspraak en verwees de zaak naar Hof Den Bosch voor verdere behandeling.

De beide arresten van de Hoge Raad gaan over de bijtelling voor de ondernemer zelf. Ze kunnen echter ook van belang zijn in de situaties waarin de busjes niet aan de ondernemer, maar zijn werknemers ter beschikking staan.

Inmiddels is gebleken dat de Belastingdienst zich niet zo maar gewonnen geeft. Er loopt al weer een derde cassatiezaak bij de Hoge Raad. In dit geval gaat het om een uitspraak van Hof Arnhem waarbij het ging om een bestelauto die werd gebruikt door een bedrijf dat zich bezighield met het leggen van vloerbedekking. Blijkbaar hecht de Belastingdienst zeer veel waarde aan de feiten en wenst, in ieder geval vooralsnog, geen enkele concessies te willen doen. Natuurlijk zijn niet alle gevallen gelijk, maar niet iedere ongelijkheid mag leiden tot een ongelijke behandeling. Waarom zou een bestelbus die qua omvang en inrichting overeenkomt met bijvoorbeeld de bestelauto’s die werden gebruikt door de planten-/bloemenhandelaar anders moeten worden behandeld. Ons is gebleken dat men zich nu nog echt tot de rechter zal moeten wenden voor een uitkomst. Inmiddels heeft Hof Amsterdam geoordeeld dat een vieze en stoffige bestelauto van een schilder uitsluitend geschikt was voor vervoer van goederen. Ditzelfde geldt volgens Rechtbank Leeuwarden voor een pechhulp auto.

Ons is inmiddels gebleken dat men niet altijd de gang naar de rechter hoeft te maken om zijn gelijk te krijgen.

Als u van uw werkgever een bestelauto van de zaak ter beschikking hebt gekregen en de forfaitaire bijtelling voor deze auto volgens u op grond van bovenstaande achterwege moet blijven, leg dat dan voor aan uw werkgever. Dan kan hij het voorleggen aan zijn adviseur.

Voor sommige categorieën personenauto's geldt, tenzij anders blijkt, dat ze voor niet meer dan 500 km voor privé-doeleinden aan werknemers ter beschikking worden gesteld. Het gaat om personenauto's die zijn ingericht en als zodanig aan de buitenkant herkenbaar zijn als politie-, brandweerauto, (dieren-)ambulance of als auto voor het vervoer stoffelijke overschotten, gevangenentransport of voor geldtransport, zolang deze voldoen aan de voorwaarden voor teruggaaf van de BPM. Eén van die voorwaarden is dat de personenauto uitsluitend bedrijfsmatig wordt gebruikt voor het specifieke doel. Mocht dat betekenen dat u deze auto mee naar huis moet nemen, dan valt ook dit woon-werkverkeer daaronder.


De basis voor de bijtelling


De fiscus berekent de bijtelling voor personenauto's en bestelauto's over de cataloguswaarde inclusief BTW en BPM. De cataloguswaarde hangt af van het merk en type auto in het jaar waarin de auto is uitgebracht. De cataloguswaarde kunt u opvragen bij de importeur of fabrikant. Sinds 1 juli 2006 blijven accessoires die niet zijn aangebracht door (of namens) de fabrikant of importeur buiten de BPM heffing. Vanaf deze datum tellen de door een dealer ingebouwde accessoires ook niet meer mee voor de bijtelling van de auto van de zaak.

Regeling voor oldtimers 
De grondslag voor de bijtelling en onttrekking voor auto's van de zaak die meer als 15 jaar geleden voor het eerst in gebruik zijn genomen wordt gevormd door de waarde in het economische verkeer. De waarde in het economische verkeer van een oldtimer kunt u bepalen door te kijken naar de kostprijs en restauratiekosten, de verzekerde waarde en/of veilingprijzen. Dus de huidige waarde van de auto en niet de cataloguswaarde van de auto.
Sinds 1 januari 2010 geldt echter voor alle auto's van de zaak die meer dan 15 jaar geleden voor het eerst in gebruik zijn genomen een 'basisbijtellingspercentage' van 35%. 
Rijdt u in een milieuvriendelijke auto van 15 jaar en ouder dan de bijtelling voor het privé gebruik van die auto lager. Hoeveel de bijtelling precies is hangt af de de CO2-uitstoot en de soort brandstof. Wij verwijzen u naar de site van de belastingdienst voor de het juiste percentage en verdere informatie. Klik hier.


Bestelauto's en BPM


Vanaf medio 2005 bent u ook BPM verschuldigd bij aankoop van een bestelauto. Voor ondernemers geldt een vrijstelling. Willen ondernemers gebruik kunnen maken van de vrijstelling van BPM moet wel voldaan zijn aan een aantal voorwaarden. Deze voorwaarden, die ook golden voor de teruggaaf regeling, luiden als volgt:

Het moet gaan om de aankoop en het houderschap van een bestelauto (niet bijvoorbeeld van een personenauto).
De aankoop moet zijn verricht door een ondernemer in de zin van de omzetbelasting (BTW).
De koper moet de bestelauto gebruiken in zijn onderneming, ook als de bestelauto onderdeel is van een handelsvoorraad.
U moet de bestelauto in uw onderneming meer dan bijkomstig (meer dan 10%) gebruiken.
De faciliteit geldt per bestelauto gedurende (ten hoogste) vijf jaar vanaf de eerste ingebruikname en alleen gedurende één aaneengesloten periode.
U bent ondernemer in de zin van de omzetbelasting als u een bedrijf zelfstandig uitoefent. Onder bedrijf wordt ook verstaan een zelfstandig beroep. Daarnaast wordt u voor de omzetbelasting als ondernemer aangemerkt als u zelfstandig een vermogensbestanddeel exploiteert om daaruit duurzaam opbrengsten te verkrijgen.
LET OP: U bent als ondernemer weliswaar vrijgesteld van het betalen van BPM over een bestelauto, maar dat neemt niet weg dat u voor de bijtelling de cataloguswaarde van de bestelauto inclusief BTW maar ook inclusief BPM moet nemen.

Op bestelauto's die voor 1 juli 2005 op kenteken zijn gezet, is in het geheel geen BPM verschuldigd. De catalogusprijs van die auto's is dan ook zonder BPM. Dit betekent dat de bijtelling wegens privégebruik voor deze bestelauto's nog wel wordt berekend over de catalogusprijs exclusief BPM.


Handreiking Bijtelling privégebruik auto voor autobranche


Werknemers in de autobranche maken vaak gebruik van verschillende (demonstratie)auto's, waarvan de catalogusprijs per model uiteen kan lopen. De waardebepaling van de auto kon voor de autodealerbranche in het verleden worden vastgesteld aan de hand van de zogenaamde autodealerregeling. De regeling werd jaarlijks aangepast, waarbij in een bijlage de gemiddelde cataloguswaarden per salarisklasse (er waren er 5 vastgesteld) en per automerk werden weergegeven.

Inmiddels is de autodealerregeling vervangen door de Handreiking Bijtelling privégebruik auto voor de autobranche. De handreiking geldt voor alle werkgevers in de autobranche die door wisselend gebruik van auto's de grondslag voor de bijtelling moeilijk kunnen vaststellen. De handreiking geldt dus niet alleen voor autodealers maar bijvoorbeeld ook voor handelaren in tweedehandse auto's, leasemaatschappijen en importeurs. U kunt de handreiking downloaden op de site van de belastingdienst (www.belastingdienst.nl -> Downloaden en bestellen -> Zakelijk -> Loonheffingen -> Handreiking bijtelling privégebruik auto voor de autobranche).

Belangrijkste kenmerken handreiking:

  • De werkgever moet de bijtelling per dag berekenen.
  • De werkgever moet de bijtelling baseren op de auto die de werknemer aan het eind van de werkdag meeneemt. Deze auto blijft als basis gelden voor de bijtelling totdat de werknemer de auto weer mee naar het werk terug neemt.
  • Voor die dagen waarop de werknemer geen auto naar huis meeneemt, moet de werkgever de bijtelling baseren op de auto waarop in de afgelopen twee maanden de grondslag het vaakst gebaseerd is.

De Belastingdienst geeft het volgende voorbeeld:

Een werknemer rijdt op maandag na werktijd naar huis met auto A. Op dinsdag rijdt hij met auto A naar het werk en na werktijd met auto B naar huis. Op woensdag laat hij auto B thuis staan. Hij gaat met de fiets naar het werk en na werktijd gaat hij ook weer met de fiets naar huis. Op donderdag rijdt hij met auto B naar het werk en gaat hij lopend naar huis. Op vrij-dag gaat hij met de fiets naar het werk en na werktijd gaat hij met auto C naar huis. U baseert de grondslag voor de bijtelling privégebruik op:

  • maandag: auto A
  • dinsdag: auto B
  • woensdag: auto B
  • donderdag: vaakst bijgetelde auto afgelopen twee maanden
  • vrijdag: auto C
  • weekend: auto C

Rekenen met vaste auto

 
Op de site van de Belastingdienst kunt u een mededeling vinden over de mogelijkheid om toch te rekenen met een vaste auto. Daarbij spreken de werkgever en werknemer een vaste auto af, die de werknemer na werktijd mag meenemen. De werkgever mag dan onder voorwaarden de grondslag voor de bijtelling op die vaste auto baseren. Er gelden dan wel de nodige voorwaarden.

Schriftelijke overeenkomst


De werkgever en werknemer moeten de afspraak over de vaste auto vastleggen in een schriftelijke overeenkomst.

Registratie

 
Als de werknemer een vaste auto heeft, moet de werkgever dat eenmalig registreren in zijn administratie. Bij wijziging van de vaste auto moet de werkgever dat (natuurlijk) opnieuw registreren. Uit de administratie moet immers blijken op welke vaste auto de grondslag voor de bijtelling is gebaseerd.

Bijtelling bij vervangende auto

 
Op dagen dat de werknemer de vaste auto niet kan gebruiken en een vervangende auto heeft, kan de werkgever de grondslag voor de bijtelling toch op de vaste auto baseren. Er gelden dan wel vier aanvullende voorwaarden:

De werknemer kan de vaste auto om zakelijke redenen niet gebruiken. De vaste auto heeft bijvoorbeeld een onderhoudsbeurt of is door een klant meegenomen voor een proefrit.
De werknemer gebruikt maximaal 15 dagen per kalenderjaar een vervangende auto.
De werknemer gebruikt een vervangende auto maximaal 5 aaneengesloten dagen.
De werkgever legt de gegevens van de vervangende auto vast en bewaart deze bij de loonadministratie.
Voldoet de werkgever niet aan de voorwaarden, dan moet hij de grondslag voor de bijtelling baseren op de vervangende auto.

Convenant BOVAG Autodealers

 
Voor de autodealers die eerst gebruik konden maken van de autodealerregeling leidt de nieuwe handreiking tot extra administratieve lasten. Om die enigszins te beperken hebben de Belastingdienst en de BOVAG een convenant gesloten. Dealers die lid zijn van de BOVAG kunnen gebruik maken van een door BOVAG ontwikkeld registratiesysteem.

Contactadres


Speciaal voor de autobranche geldt het volgende contactadres binnen de Belastingdienst:

Belastingdienst/Oost/Coördinatiepunt Privégebruik auto

Antwoordnummer 403

7100 WB Winterswijk.


Werkgevers en werknemers – tegemoetkomingen


Met het opnemen van de auto van de zaak in de loonbelasting is de verantwoordelijkheid voor een juiste verantwoording van de bijtelling bij de werkgever komen te liggen. Dat leidt tot een lastenverzwaring voor de werkgever. Dat heeft ook de wetgever ingezien, vandaar dat die een aantal oplossingen biedt.

Verklaring geen privegebruik

Als een werknemer jaarlijks 500 kilometer of minder privé rijdt met de auto van de zaak, dan kan hij een verklaring geen privégebruik aanvragen bij de Belastingdienst. Het aanvraagformulier kan hij ook downloaden van de site van de belastingdienst. Dit is een voor bezwaar vatbare beschikking, wat inhoudt dat – als de inspecteur negatief beslist op het verzoek – de werknemer hier bezwaar tegen kan maken. Hij kan vervolgens beroep aantekenen bij de rechtbank indien ook op het bezwaar negatief wordt beslist. In dat soort gevallen kan de werknemer om een versnelde behandeling vragen.

Krijgt de werknemer de verklaring, dan kan hij de werkgever voorzien van een kopie. Vervolgens hoeft de werkgever geen bijtelling meer toe te passen en dus ook geen loonheffing in te houden.

Het gevolg is dat een werknemer die in een jaar toch meer dan 500 kilometer privé rijdt met de auto, daar zelf verantwoordelijk voor is. Voldoet de werknemer niet of onvoldoende aan de bewijslast, dan zal hij zelf een naheffingsaanslag loonbelasting (inclusief boete) krijgen. Alleen wanneer de Belastingdienst kan bewijzen dat de werkgever wist dat een verklaring onterecht is afgegeven, kan zij ook bij de werkgever aankloppen. De werkgever hoeft dus niet te onderzoeken of de afgegeven verklaring in overeenstemming is met het werkelijke privégebruik van de werknemer. De werkgever moet slechts zijn eigen wetenschap toetsen: als de werknemer de verklaring overlegt, moet de werkgever zich in alle redelijkheid afvragen of dit klopt met het werkelijke privégebruik. Die toetsing moet continu plaatsvinden, dus niet alleen op het moment waarop de werknemer de kopie van de verklaring overlegt. Als de Belastingdienst kan aantonen dat de werkgever wist dat die verklaring niet juist was, wordt de verschuldigde loonheffing bij hem nageheven, inclusief de daarbij behorende boete.

De verklaring geen privégebruik auto is geen 'vrijkaartje'. De werknemer zal moeten kunnen aantonen dat er inderdaad niet meer dan 500 km privé is gereden met de auto. Het beste bewijs daarvoor is een sluitende kilometeradministratie.

Mocht de verklaring geen privégebruik zijn aangevraagd door een dga en mocht deze naderhand niet of onvoldoende aan zijn bewijslast kunnen voldoen, dan wordt de verschuldigde loonheffing bij de werkgever nageheven inclusief de daarbij behorende boete. Wetenschap bij de dga is immers gezien het feit dat het geen gewone werknemer betreft op een lijn te stellen met wetenschap bij de werkgever. Als de werknemer tijdig doorgeeft aan de werkgever dat de reeds afgegeven verklaring niet (meer) klopt, dan moet de werkgever met ingang van het eerstvolgende tijdvak over de bijtelling loonheffing inhouden en afdragen. Over de reeds verstreken tijdvakken krijgt de werknemer een naheffingsaanslag.

Verklaring geen privégebruik

In het belastingformulier voor de intrekking moet de werknemer ook het jaar invullen vanaf wanneer hij meer dan 500 km privé gebruik maakt van de auto van de zaak. Ook wanneer er in een jaar aanvankelijk op jaarbasis maximaal 500 km privé wordt gereden, maar om welke reden dan ook pas later in het jaar niet meer aan die eis wordt voldaan, heeft dat gevolgen voor het gehele jaar. Zo had een werknemer voor het hele jaar 2006 een auto van de zaak. In het begin van het jaar maakte de werknemer geen privé gebruik van die auto en dus overlegde hij een 'verklaring geen privégebruik' aan zijn werkgever. Die verklaring trok hij echter weer in per 1 maart, omdat hij zijn privé-auto had verkocht en vanaf dat moment wel meer privé gebruik zou gaan maken van de auto van de zaak. Volgens de Hoge Raad had de Belastingdienst terecht een naheffingsaanslag voor de loonbelasting over de maanden januari en februari 2006 opgelegd. De werknemer had de auto van de zaak immers in het kalenderjaar 2006 voor meer dan 500 kilometer privé gebruikt.

In het geval waarin de Hoge Raad moest beslissen ging het over een naheffingsaanslag over de eerste twee maanden van het jaar. Het kan echter nog veel erger. Het is zelfs mogelijk dat een werknemer gedurende de eerste elf maanden voldoet aan de 500 km-eis en pas in december zoveel privé rijdt dat hij over het gehele jaar bezien wel boven de 500 km aan privégebruik uitkomt. Ook in dat geval kan de werknemer een naheffingsaanslag loonbelasting verwachten over de eerste elf maanden van het jaar. Dat zijn dus dure ritjes in die laatste maand van het jaar. Hij zou zich een hoop kunnen besparen wanneer hij voor de ritjes een andere auto zou lenen of (zelfs) huren.

TIP: Rijdt u in een auto van de zaak meer dan 500 privé-kilometers, maar heeft u wel een verklaring 'geen privégebruik'? Trek deze dan zo spoedig mogelijk in. Er vindt dan nog steeds naheffing plaats, maar het kan u wel een hoge boete besparen. U kunt hiervoor het formulier 'intrekking verklaring geen privégebruik auto van de zaak' downloaden van de site van de Belastingdienst.

Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestel auto

Met ingang van 1 januari 2012 is er een alternatief voor de gebruiker met rittenregistratie van een bestelauto.
Met ingang van 1 januari 2012 kunnen werkgever en werknemer gezamenlijk bij de Belastingdienst verklaren dat de bestelauto uitsluitend zakelijk wordt gebruikt. Met deze gezamenlijke verklaring wordt aangegeven dat met de bestelauto geen enkele kilometer privé wordt gereden, waarmee een bijtelling kan worden voorkomen. Door de belastingdienst zal hiervoor een digitaal formulier ter beschikking worden gesteld. Een rittenadministratie is gedurende de periode dat een dergelijke verklaring aan de belastingdienst is afgegeven, niet langer noodzakelijk. Deze verklaring wordt toegevoegd aan de bestaande instrumentarium.
Het is ook nu al mogelijk om een bijtelling te voorkomen als er sprake is van een verbod van de werkgever om de bestelauto privé te gebruiken. De bestelauto wordt dan aan het einde van de werkdag op de werkplek achter gelaten. Verder is het mogelijk om een bijtelling te voorkomen door middel van het bewijzen dat u niet meer dan 500 kilometer privé heeft gereden. Daarvoor kunt u een rittenregistratieboekje gebruiken en/of het rekenmodel. De Belastingdienst kan van u verlangen dat u extra bewijsmateriaal levert, zoals uw afsprakenagenda of garagenota's. Om problemen achteraf te voorkomen doet u er goed aan om in die gevallen de situatie vooraf aan de Belastingdienst voor te leggen.
De bestaande instrumenten zijn per 1 januari 2012 niet afgeschaft, wel wordt een alternatief aangeboden waarmee de rittenadministratie kan worden voorkomen.
NB: 'De verklaring uitsluitende zakelijk gebruik auto' is ook van toepassing voor de IB-ondernemer die in een bestelauto rijdt van zijn onderneming.

Niet buiten werktijd gebruikte bestelauto

Zoals al aangehaald hierboven blijven de bestaande Instrumenten bestaan. Bijtelling kan ook achterwege worden gelaten wanneer de bestelauto buiten werktijd niet gebruikt kan worden. Bijvoorbeeld indien buiten werktijd de bestelauto achter het hek blijft of de autosleutels op een centrale plaats in het bedrijf worden bewaard.

Verbod op privé-gebruik bestelauto

De bijtelling kan ook achterwege blijven als de werkgever een verbod voor privé-gebruik oplegt. Dit moet hij schriftelijk vastleggen en bij de loonadministratie bewaren. De werkgever moet voldoende toezicht houden op de handhaving en bij overtreding een passende sanctie opleggen.

Voldoende toezicht is volgens de staatssecretaris bijvoorbeeld het controleren van kilometerstanden, toezicht houden op boetes vanwege verkeersovertredingen, schademeldingen of de leasemaatschappij melding laten maken van het aantal gereden kilometers, brandstofverbruik of tanken buiten werktijd.

Een passende sanctie is bijvoorbeeld een geldboete of naheffing die in verhouding staat met de te betalen loonbelasting/premie volksverzekeringen en inkomensafhankelijke bijdrage Zvw of zelfs ontslag.

In een eerder besluit heeft de staatssecretaris al aangegeven dat de inspecteur van de Belastingdienst bij gegronde twijfel aan bovengenoemd toezicht nader bewijs kan eisen van de werkgever. Deze moet dan aantonen dat de werknemer geen privé-kilometers (of op jaarbasis maximaal 500 km) maakt met de auto van de zaak. Daarbij zal de inspecteur zeker ook vragen hoe de werknemer en zijn gezin normaal gesproken hun privé-kilometers afleggen als dat niet met de auto van de zaak gebeurt. Uiteindelijk bepaalt de rechter of er 'voldoende toezicht' is.

Afkoop bij wisselend gebruik van een bestelauto

Wordt een bestelauto door twee of meer werknemers gebruikt én rechtvaardigt de aard van de werkzaamheden dat doorlopend wisselend personeel gebruikmaakt van de bestelauto, dan geldt voor de werkgever een eindheffing van € 300 per auto per jaar bijtelling. Bij een maandaangifte betekent dat € 25 per maand. In dat geval vindt dus niet ook nog eens bijtelling plaats bij de individuele werknemers.

Een voorbeeld is de situatie van een installatiebedrijf met tien werknemers en vijf bestelauto's. Het is dan mogelijk dat werknemer A een bestelauto op maandagmorgen meeneemt voor een klus en vervolgens werknemer B de auto weer meeneemt voor een andere klus, op dinsdag de auto weer wordt meegenomen door werknemer C en zo de gebruiker steeds wisselt. In dergelijke gevallen is de geschetste 'afkoopregeling' toepasselijk. Dat geldt natuurlijk niet voor de situatie waarin u en uw collega allebei een bestelauto van de zaak hebben en besluiten de auto's maar dagelijks te gaan ruilen. In dat geval wordt het afwisselend gebruik niet opgeroepen door de aard van het werk.

LET OP: ter voorkoming van problemen achteraf luidt het advies aan werkgevers om in de hiervóór geschetste situaties vooraf een en ander kort te sluiten met de Belastingdienst.

Tegemoetkomingen bij privégebruik personenauto's

De laatste drie genoemde versoepelingen zijn ook in de wet opgenomen, maar de wettelijke bepalingen hebben alleen betrekking op bestelauto's.

Het is best mogelijk dat u in een personenauto van uw werkgever rijdt en uw werkgever het u verbiedt om die auto privé te gebruiken en overtreding van het verbod ook bestraft. Of misschien moet u de auto wel iedere avond op het terrein van uw werkgever achterlaten en kunt u als gevolg daarvan helemaal geen privé gebruik maken van de auto. Zoals al eerder is opgemerkt geldt er een zogenaamde vrije bewijsleer. Ook hier adviseren wij echter te allen tijde vooroverleg met de fiscus. Daarmee voorkomt u misschien dat het uitdraait op een procedure en het aan de rechter zal zijn om te beslissen of voldoende wordt bewezen dat er maximaal 500 km in privé wordt gereden met de auto. De hiervóór geschetste afkoopmogelijkheid geldt alleen bij bestelauto's.

(Collectieve) afspraak met de Belastingdienst

Als uw situatie niet voor één van de bovengenoemde versoepelingsregelingen in aanmerking komt, maar werknemers wél jaarlijks 500 km of minder privé-kilometers maken met een auto van de zaak, dan is het raadzaam altijd een (collectieve) afspraak te maken met de Belastingdienst. Zowel werkgever als werknemer komen dan niet achteraf voor verrassingen te staan.

Wachtdienstregeling

Als een auto voor een wachtdienst (een roulatiesysteem waarbij de werknemer een bepaalde periode oproepbaar moet zijn) wordt gebruikt, mag u de gereden kilometers tijdens deze wachtdienst als zakelijke kilometers aanmerken. Hierbij gelden de volgende voorwaarden:

  • U heeft als werknemer geen invloed op de keuze van de aangeschafte auto.
  • U beschikt privé over een auto die ook (of zelfs meer) voor privégebruik geschikt is.
  • U bent verplicht om tijdens de wachtdienst binnen een redelijke afstand van de woonplaats te blijven.
  • U moet het aantal kilometers dat u tijdens de wachtdienst rijdt en het aantal en de plaats van de werkzaamheden waarvoor u bent opgeroepen bijhouden.

Vrije bewijsleer


De werkgever en werknemer zijn vrij in het aantonen dat de werknemer niet meer dan 500 km privé rijdt met de auto van de zaak. Brengen de hiervoor genoemde tegemoetkomingen geen oplossing, of is sprake van een andere situatie, dan kunt u ook op een andere manier tegenbewijs leveren. De bewijslast die op u drukt is echter wel zwaar. Om problemen achteraf te voorkomen doet de werkgever er goed aan om vooraf met de Belastingdienst te overleggen.

Black box-systeem

Het zogenoemde black box-systeem met bijbehorende software legt automatisch een veelheid aan ritgegevens vast. Dit kan een gemakkelijk alternatief zijn voor het bijhouden van de rittenregistratie. De gebruiker moet wel steeds het karakter van de rit bepalen. Daarom moet hij/zij de rittenregistratie met een black box-systeem onderbouwen met andere gegevens, zoals een agenda. Duidelijk is, dat alleen het installeren van een black box de bijtelling niet voorkomt of vermindert. Een oplossing hiervoor is om een aanvullende afspraak te maken met de inspecteur, dat de kilometers die de werknemer rijdt gedurende bepaalde werktijden als zakelijk worden beschouwd. De inspecteur zal dan voorwaarden opstellen voor het op objectieve wijze vastleggen van de tijden en de gereden afstanden. Daarin kan een black box-systeem prima voorzien.

Vereenvoudigde registratie bestelauto’s


De belastingdienst heeft na overleg met onder meer VNO-NCW en EVO begin 2009 op haar site een voorbeeldafspraak over vereenvoudigde rittenregistratie voor bestelauto’s geplaatst. Aangezien dat pas bekend is gemaakt nadat het rittenregistratieboekje 2009 is gedrukt, vindt u daarover nog niets in ons boekje.

Moet een werknemer door de aard van de werkzaamheden (vaak) veel ritten op een dag met de bestelauto van de zaak maken, dan kan het bijhouden van een rittenregistratie voor hem en zijn werkgever een grote (administratieve en financiële) last betekenen.
De werknemer mag dan om praktische redenen het bewijs voor het aantal gereden privékilometers leveren met een combinatie van:

een vereenvoudigde rittenregistratie
de zakelijke adressen in de (project)administratie van de werkgever
Daarbij geldt wel als voorwaarde dat de werkgever schriftelijk met de werknemer heeft afgesproken dat:

de werknemer een vereenvoudigde rittenregistratie bijhoudt
privégebruik tijdens werk- en lunchtijd niet is toegestaan
de werkgever de zakelijke adressen in zijn administratie heeft
Via de site van de Belastingdienst kunt u een voorbeeldafspraak downloaden.

Directeur-grootaandeelhouder

Van het Coördinatiepunt privégebruik auto hebben wij vernomen dat de directeur-grootaandeelhouderin het kader van de vereenvoudigde rittenadministratie wordt gezien als een 'gewone' werknemer. Wordt aan de voorwaarden voldaan, dan kan hij de vereenvoudigde rittenregistratie toepassen.

Ondernemer en resultaatgenieter

De regeling gold in eerste instantie niet voor ondernemers en resultaatgenieters. In een later stadium is de regeling echter ook opengesteld voor deze catagoriën belastingplichtigen. bent u ondernemer of resultaatgenieter en rijdt u met uw bestelauto vaak veel ritten op een dag voor uw werk, dan kunt ook u het bewijs dat u niet meer dan 500 kilometers rijdt, leveren met een combinatie van:

  • een vereenvoudigde rittenregistratie
  • de zakelijke adressen in de (project)administratie van de werkgever

Privé-gebruik tijdens werk- en lunchtijd is niet toegestaan. U moet wel zorgen voor een nauwkeurige registratie en de onttrekking voor het privégebruik van de bestelauto moet terecht achterwege zijn gelaten. Bij de administratie kunt u dan gebruik maken van het voorbeeld van de vereenvoudigde rittenregistratie dat deel uitmaakt van de hierboven reeds genoemde voorbeeldafspraak.


Eigen bijdrage


Als u voor het privégebruik van de auto een vergoeding moet betalen aan uw werkgever, dan kan de werkgever deze ieder loontijdvak in mindering brengen op de berekende bijtelling.

Voorbeelden zijn bijdragen voor parkeerkosten, accessoires, een hoger leasebedrag voor een auto uit een duurdere klasse, de afkoopsom van het leasebedrag bij het einde van de dienstbetrekking en een vast bedrag per gereden privé-kilometer.

LET OP: Voorwaarde voor de verrekening is dat werkgever en werknemer vooraf zijn overeengekomen dat de eigen bijdrage een bijdrage is voor privégebruik. Voor de eigen bijdrage van de werknemer bij schade geldt een aanvullende voorwaarde: de schade mag niet het gevolg zijn van onrechtmatig of onzorgvuldig handelen van de werknemer.

Kosten die aan derden zijn betaald, komen slechts bij hoge uitzondering in mindering op de bijtelling. Bijvoorbeeld als de kosten zijn betaald ten behoeve van de werkgever én contractueel is bepaald dat de betaling als bijdrage voor het privégebruik wordt aangemerkt.

Is de eigen bijdrage in verband met het privégebruik van de auto van de zaak in een loontijdvak hoger dan de bijtelling voor het desbetreffende loontijdvak, dan mag uw werkgever in dat loontijdvak rekenen met het negatieve bedrag. Voorwaarde is wel dat over het gehele jaar bezien de bijtelling uitgaat boven de eigen bijdrage.


Eigen bijdrage bij lease: belangrijke rechtspraak


Het is mogelijk dat er een norm-leasebedrag geldt en dat wanneer de werknemer een duurdere auto uitkiest en het normleasebedrag wordt overschreden, er door de werknemer een eigen bijdrage (boven normbijdrage) is verschuldigd. In een zaak die in 2008 bij Hof Den Bosch speelde, bleek uit het opgemaakte reglement dat de werknemer de boven normbijdrage altijd verschuldigd was, ook als de auto voor minder dan 500 kilometer op jaarbasis werd gebruikt voor privé-doeleinden. Volgens Hof Den Bosch volgde hieruit dat de boven normbijdrage niet alleen zag op het privégebruik, maar ook op het zakelijke gebruik van de auto.

Daarom moest de boven normvergoeding worden gesplitst naar rato van het zakelijk en het privégebruik en mocht alleen het deel dat zag op het privégebruik in mindering worden gebracht.

In een vergelijkbare zaak had Rechtbank Haarlem nog in het voordeel van de belastingplichtige beslist en het privé-motief van de boven normbijdrage als doorslaggevend aangemerkt. Dus daar hoefde de boven normbijdrage niet te worden verdeeld naar gelang het aantal verreden privé- en zakelijke kilometers.

De definitieve beslissing is aan de Hoge Raad. De belastingplichtige in de zaak die voor Hof Den Bosch speelde is immers in cassatie gegaan. Neem in voorkomende gevallen contact op met ons zodat wij zo nodig een fiscalist kunnen inschakelen.

Verderop gaan wij dieper in op de vergoedingsregeling voor reiskosten woon-werk, en het nut dat u kunt hebben van het rittenregistratieboekje in dat verband.


De ondernemer (algemeen)

De bijtelling van de auto van de zaak die de ondernemer zelf gebruikt wordt niet in de loonheffing betrokken. De ondernemer moet de bijtelling voor het privégebruik van die auto (25% of 20% of 14% van de catalogusprijs) bij zijn winst optellen en is daar dus inkomstenbelasting, premie volksverzekeringen en inkomensafhankelijke bijdrage voor de zorgverzekeringswet over verschuldigd.

Het is voor een ondernemer niet goed mogelijk om voor zichzelf een verbod op het privégebruik van een auto in te stellen. Dit maakt een rittenregistratie (in de meeste gevallen) noodzakelijk. Het is mogelijk om met de inspecteur te overleggen of de registratie achterwege kan blijven in specifieke gevallen. Bijvoorbeeld als er in het ondernemersgezin slechts één rijbewijs aanwezig is en men beschikt over een privé-auto die veel geschikter is voor het privégebruik dan de bedrijfsauto. Als u als ondernemer de kosten van bepaalde privé-ritten niet ten laste van de winst heeft gebracht, kunnen die in mindering komen op de bijtelling.

Kilometers die de ondernemer rijdt voor andere werkzaamheden zijn in beginsel privé-kilometers. Daarop gelden echter een aantal uitzonderingen. Wij verwijzen u daarvoor naar hetgeen hierna is opgemerkt onder het kopje 'Gebruik auto voor andere doeleinden'.


De ondernemer met een aantal bedrijfsauto's

 
Voor de vaststelling van de autokosten tellen in principe alle auto's mee die in de onderneming aanwezig zijn en voor privégebruik ter beschikking staan. Ongeacht of deze tot de handelsvoorraad behoren of als bedrijfsmiddel te boek staan.

In een besluit van 30 januari 2002 heeft de staatssecretaris aangegeven dat voor de betrokkene (en het gezin) voor twee auto's een bijtelling in aanmerking moet worden genomen. Is sprake van een alleenstaande ondernemer/directeur-grootaandeelhouder of als in het gezin slechts één persoon een rijbewijs heeft, is de norm bijtelling voor één auto. Mocht de inspecteur van mening zijn dat er voor meer auto's moet worden bijgeteld, dan ligt de bewijslast daarvoor bij hem.

Heeft u als ondernemer of dga (en het gezin) gedurende de loop van het jaar de beschikking over één of enkele specifieke auto('s), dan zal voor de berekening van de onttrekking/bijtelling worden aangesloten bij de voor die auto's geldende catalogusprijs, dan wel (voor auto's ouder dan vijftien jaar) de waarde in het economische verkeer. Is sprake van (ook voor privé-doeleinden ter beschikking staande) auto's die afwisselend daarvoor worden gebruikt, dan wordt uitgegaan van de gewogen gemiddelde catalogusprijs van de auto's die de betrokkene, gelet op zijn of haar positie in het bedrijf, ter beschikking staan.

Specifieke regeling autodealers

 
Ter zake van de in voorgaande jaren voor de autodealerbranche geldende autodealerregeling had de staatssecretaris expliciet in een Besluit opgenomen dat deze ook kon worden toegepast bij een ondernemer, mede gerechtigde, resultaatgenieter en een directeur-grootaandeelhouder. Of en in hoeverre dat ook geldt voor de Handreiking Bijtelling privégebruik auto voor de autobranche is vooralsnog niet geheel duidelijk.

Wilt u tegenbewijs leveren, dan kunt u niet volstaan met verwijzen naar een handelaarkenteken, omdat dit slechts één bewijsstuk is dat er geen privégebruik is gemaakt van de auto. U doet er dan goed aan aanvullend bewijs te overleggen, bijvoorbeeld een volledig bijgehouden rittenregistratie.

Wilt u als garagehouder aannemelijk maken, dat bepaalde kilometers zijn gereden als proefrit, dan is het verstandig dat bij iedere proefrit door de cliënt een verklaring wordt ondertekend met de begin- en eindstand van de kilometerteller. Overleg met de inspecteur over de manier waarop u dit tegenbewijs kunt leveren is dan uiteraard verstandig. Zo zal de inspecteur bijvoorbeeld gevoelig kunnen zijn voor het argument dat uw privé-auto('s) uw behoefte volledig dekken en dat daarom gebruik van auto's uit het wagenpark niet voor de hand ligt.


Gebruik auto voor andere doelen


Kilometers die de werknemer/ondernemer rijdt voor een andere dienstbetrekking of een andere onderneming zijn in beginsel privé-kilometers. Dat geldt niet in de onderstaande situaties.

Indien de werknemer/ondernemer de auto gebruikt in het kader van een (andere) dienstbetrekking:

  • als de auto van de zaak mede namens de andere werkgever ter beschikking wordt gesteld, of
  • als de werknemer de andere dienstbetrekking uitoefent binnen het kader van de eerste dienstbetrekking.
  • Indien de werknemer/ondernemer de auto gebruikt in het kader van een (andere) onderneming:
  • als een zakelijke vergoeding voor de kosten van dat gebruik in de winst is opgenomen, of
  • als het loon uit dienstbetrekking deel uitmaakt van de winst uit onderneming.

Hieronder volgen een aantal voorbeelden uit de praktijk, waarbij ook de gevolgen bij gebruik van de auto van de zaak voor andere doeleinden worden geschetst.

LET OP: een hoog aantal kilometers in verband met de andere werkzaamheden en overig privégebruik kan leiden tot een hogere bijtelling respectievelijk onttrekking voor privégebruik.

Werknemer gebruikt de auto van de zaak voor zijn onderneming


Wanneer een werknemer zijn auto van de zaak tevens gebruikt voor zijn eigen onderneming, dan kan hij een evenredig deel van de bijtelling ten laste van zijn winst uit onderneming brengen. Daarvoor geldt de volgende formule: kilometers andere werkzaamheden/totale privé-kilometers x het loon in natura.

Het loon in natura komt overeen met het bruto bedrag van de bijtelling voor privégebruik vermeerderd met het bedrag waarmee de vergoeding aan de werkgever de bruto-bijtelling overtreft (c.q. de voor privérekening genomen kosten deze bijtelling overtreft).


Gebruik auto van de zaak voor resultaat uit (andere) werkzaamheid

 
Het voorgaande geldt ook wanneer de werknemer de auto van de zaak gebruikt voor resultaat uit overige werkzaamheden. In dat geval kan hij een evenredig deel van de bijtelling ten laste van het resultaat brengen aan de hand van de hiervoor weergegeven formule.

Gebruik auto van de zaak voor een (andere) dienstbetrekking

 
Wanneer de werknemer/ondernemer de auto van de zaak gebruikt voor andere in dienstbetrekking verrichte werkzaamheden, dan geldt de normale bijtelling/onttrekking. De (andere) werkgever kan dan wel een belastingvrije reiskostenvergoeding verstrekken, op basis van hetgeen hierna is opgenomen over de reiskostenvergoeding.

Vervoer in verband met geneeskundige hulp of ziekenbezoek


Gebruikt de werknemer/ondernemer de auto in verband met genees-/verloskundige hulp (bijvoorbeeld artsenbezoek), dan mag u een evenredig deel van de bijtelling in aanmerking nemen bij de becijfering van uw buitengewone uitgave. Wanneer er sprake is van een eigen bijdrage kan het evenredig deel van de bruto bijtelling worden vermeerderd met een evenredig deel van het bedrag waarmee de vergoeding aan de werkgever de bruto-bijtelling overtreft. Gebruikt u de auto van de zaak voor ziekenbezoek aan naaste verwanten, dan mag u € 0,19 per kilometer in aanmerking als uitgave voor ziekenbezoek.

Gebruik auto van de zaak voor reizen in het kader van giften

 
Als de door de werknemer/ondernemer verreden kilometers volgens de giftenregeling als gift in aanmerking kunnen worden genomen en u ziet af van vergoeding van die kosten, dan mag u € 0,19 per kilometer als gift in aanmerking nemen. Dat geldt ook wanneer er vanwege de slechte financiële positie van de ANBI (algemeen nut beogende instelling) geen (volledige) declaratiemogelijkheid is. Tevens moet dan duidelijk zijn dat naar maatschappelijke opvattingen wel een vergoeding zou moeten worden gegeven. De niet-vergoede meerkosten komen dan in beginsel in aanmerking voor aftrek binnen de beperking van € 0,19 per kilometer.


Reiskostenvergoeding door de werkgever

Dit gedeelte van de toelichting slaat niet (meer) op de bijtelling. Het is een toegift omdat u het rittenregistratieboekje ook kunt gebruiken voor het bijhouden van uw kilometeradministratie om andere redenen.

Een werkgever mag in 2009 aan zijn werknemer die zakelijke kilometers maakt met zijn eigen privé-auto maximaal € 0,19 per kilometer onbelast vergoeden. Tot de zakelijke kilometers behoren vanaf 1 januari 2004 ook de kilometers woon-werk. Er bestaan verschillende vormen van vergoedingsregelingen voor onder andere het woon-werkverkeer. Sinds 2005 kan het oude reiskostenforfait woning-werk niet meer zonder meer worden toegepast. Toch blijft het mogelijk om vaste reiskostenvergoedingen te geven.

Vaste reiskostenvergoeding met nacalculatie


De werkgever en werknemer kunnen een vaste reiskostenvergoeding met nacalculatie overeenkomen. Naast afspraken over een aanvullende vrije vergoeding in het geval dat de werknemer meer kilometers dan berekend heeft afgelegd, hoort daarbij ook een terugbetalingsverplichting of het voorzien in het (alsnog) als loon in aanmerking nemen van een achteraf te constateren bovenmatigheid. Hierbij geldt als voorwaarde dat die nacalculatie (met de eventuele bijbehorende gevolgen) plaatsvindt aan het einde van het kalenderjaar of, als de dienstbetrekking tijdens het kalenderjaar eindigt, in het loontijdvak dat volgt op de maand waarin de dienstbetrekking eindigt.

Variabele kilometervergoeding en salderingsregeling


Het is mogelijk dat een werkgever een vaste reiskostenvergoeding hanteert die lager is dan € 0,19 en daarnaast extra (zakelijke) kilometers vergoedt tegen een bedrag per kilometer dat hoger ligt dan € 0,19. In dat geval zou de werkgever zonder nadere tegemoetkoming per saldo jaarlijks te veel loonheffingen inhouden. Hij zou dan immers loonheffingen moeten inhouden over iedere eurocent waarmee de kilometervergoeding voor de extra (zakelijke) kilometers de grens van € 0,19 overschrijdt.

Daarom biedt de werkgever de mogelijkheid om voor de loonheffingen uit te gaan van het gemiddelde van de lage en hoge kilometervergoedingen en zo te bepalen in hoeverre het bedrag van € 0,19 per kilometer is overschreden. Voor zover dit het geval is, is sprake van een inhoudingsplicht. De werkgever kan onder voorwaarden de inhouding en betaling van de loonheffingen uitstellen tot januari van het volgende kalenderjaar, waarbij de heffingstarieven van dat nieuwe kalenderjaar gelden. Mocht de dienstbetrekking in de loop van het kalenderjaar eindigen, dan moet de werkgever uiterlijk binnen 1 maand na de beëindiging loonheffingen inhouden en betalen.

De werkgever moet de salderingsregeling wel schriftelijk vastleggen in bijvoorbeeld een aanvulling op de (collectieve) arbeidsovereenkomst of op de vergoedingsregeling.

Tegemoetkomingen bij vaste reiskostenvergoedingen


Er gelden twee methodes om een vaste vergoeding te verstrekken aan werknemers die naar een vaste werkplek reizen.

Methode 1

 
Om de werkgever met minder rekenwerk op te zadelen, mag voor werknemers die op jaarbasis vermoedelijk in ten minste 36 weken (70% van 52 weken) een vaste arbeidsplaats bezoeken (bij een reisafstand tot 150 kilometer) gewerkt worden met een vaste kostenvergoeding, uitgaande van 260 (reguliere) werkdagen, en (gemiddeld) 54 dagen in verband met kortstondige afwezigheid. In dat geval mag uw werkgever op jaarbasis de volgende formule toepassen: (260-54) dagen x totaal aantal km's per dag x (maximaal) € 0,19, Wordt er echter niet vijf, maar een minder aantal dagen per week gewerkt, dan moet u het aantal werk- en verzuimdagen in de bovenstaande formule naar evenredigheid aanpassen. Stel bijvoorbeeld dat er 4 dagen per week wordt gewerkt. De formule (op jaarbasis) wordt dan: 4/5 x (260-54) dagen x aantal km x (maximaal) € 0,19.

De werkgever mag de vaste reiskostenvergoeding ook doorbetalen tijdens kortstondige afwezigheid van maximaal 6 aaneensluitende weken. Als een langdurige afwezigheid van een werknemer verwacht wordt, mag de werkgever de vaste reiskostenvergoeding gedurende de lopende en de eerstvolgende kalendermaand nog onbelast uitbetalen. Daarna mag hij de vaste onbelaste reiskostenvergoeding pas weer geven vanaf de maand volgend op de maand van herstel.

In de hierboven beschreven situaties voegt het invullen van een rittenboekje weinig toe. Dat wordt anders, als de reisafstand meer dan 150 kilometer bedraagt. In dat geval is namelijk nacalculatie van de vaste kostenvergoeding verplicht. Als bij nacalculatie blijkt dat de vergoeding voor een deel bovenmatig is, moet u dit bovenmatige deel tot het loon rekenen of terugbetalen. De nacalculatie vindt plaats aan het einde van het kalenderjaar of, als de dienstbetrekking tijdens het kalenderjaar eindigt, in het loontijdvak dat volgt op de maand waarin de dienstbetrekking eindigt. Eventueel kan de werkgever daarbij variabele kilometervergoedingen salderen zoals hiervóór onder het kopje Variabele kilometervergoeding en salderingsregeling is beschreven.

Methode 2

Methode 1 heeft als nadeel dat deze eigenlijk alleen kan worden toegepast bij werknemers die altijd naar dezelfde arbeidsplaats reizen. Daarom geldt sinds 1 januari 2007 een tweede methode, die per 1 januari 2009 verder is verruimd en in de wet is opgenomen.

Als de werknemer op minstens 128 dagen naar zijn vaste plaats van werkzaamheden reist, kan de werkgever een vaste onbelaste vergoeding betalen alsof de werknemer op ten hoogste 214 dagen per kalenderjaar naar de vaste plaats van werkzaamheden reist. De werknemer kan hierdoor tot twee dagen per week thuiswerken met behoud van de onbelaste reiskostenvergoeding. Zolang de werknemer de 128 dagen maar haalt, maakt het ook niet uit of de werknemer tussendoor een korte periode niet reist vanwege dienstreizen, vakantie of ziekte. Het herberekenen van de vergoeding is dan niet noodzakelijk. De maximale vaste vergoeding kan op basis van deze methode op de volgende manier worden berekend: 214 dagen x aantal kilometers retour reisafstand x € 0,19.Het spreekt natuurlijk voor zich dat het aantal van 214 en 128 dagen naar evenredigheid moeten worden toegepast als:

  • de werknemer niet gedurende vijf dagen per week werkt,
  • de dienstbetrekking begint of eindigt in de loop van het kalenderjaar,
  • de reisafstand voor de werknemer verandert (door overplaatsing, verhuizing etc.) en/of
  • de werkgever de vaste reiskostenvergoeding stopzet.


Normale eisen aan de rittenadministratie

De Belastingdienst accepteert de administratie in ieder geval als deze sluitend is en kan worden onderbouwd met een agenda en (afschriften van) garagenota’s. Er mogen geen hiaten in de administratie zitten.

Zoals u van ons gewend bent hebben wij in het rittenregistratieboekje een aantal pagina’s opgenomen waarin u uw rittenadministratie kunt bijhouden. Nieuw in 2009 is dat wij ook een rekenmodel op onze internetsite hebben geplaatst. Het model is bestemd voor de situatie waarin de auto maar één gebruiker heeft.

Het invullen van het rekenmodel kijk voor het voorbeeld naar het door ons gemaakte voobeeld
Ter zake van het bijhouden van uw administratie kan nog het volgende worden opgemerkt:

  1. Vermeld het merk, type en kenteken van de auto en de periode(n) van terbeschikkingstelling. Maakt u gebruik van het boekje dan kunt u de gegevens op de eerste pagina van het boekje noteren.
  2. Noteer bij elke rit:
  3. gebr. (gebruiker) - indien meer gebruikers per auto: initialen gebruiker*
  4. datum
  5. ritnr. (ritnummer) - de ritten worden opvolgend genummerd
  6. beginstand en eindstand - de beginstand en eindstand van de kilometerteller per rit
  7. totaal - totaal van de gereden kilometers per rit
  8. beginadres en eindadres
  9. gereden route (alleen invullen als de route afwijkt van de gebruikelijke route)
  10. zakelijke kilometers (het aantal zakelijke kilometers inclusief woon-werkverkeer. Noteer omritten met een privé-doel op dezelfde regel in de kolom privé-kilometers)
  11. privé-kilometers - aantal kilometers met een privé-karakter (niet: woon-werkverkeer)
  12. lettercode - voor de codering van privé-ritten (zie suggesties elders op deze pagina) (invullen niet verplicht)
  13. decl. (declaratie) – invulmogelijkheid of de rit is gedeclareerd. (invullen niet verplicht)

TIP 1: is sprake van een bestelauto én rechtvaardigt de aard van de werkzaamheden dat er doorlopend wisselend personeel gebruik maakt van de bestelauto, dan geldt voor de werkgever een eindheffing van € 300 per auto per jaar. Zie ook hetgeen hiervoor is vermeld onder het kopje Afkoop bij wisselend gebruik van een bestelauto. In een dergelijk geval hoeft u dit boekje niet bij te houden.

TIP 2: Moet een werknemer door de aard van de werkzaamheden (vaak) veel ritten op een dag met de bestelauto van de zaak maken, dan kan hij onder voorwaarden volstaan met vereenvoudigde registratie. Zie daarvoor ook hetgeen hiervóór is vermeld onder het kopje Vereenvoudigde registratie bestelauto’s.

Codering van (privé)ritten

 
Voor uw gemak is in de rittenregistratie een sub kolom opgenomen waarin u privé-ritten nader kunt specificeren. U kunt in de blauwe kolom naast privé een lettercode plaatsen. Het bijhouden hiervan is voor u voordelig omdat uw adviseur dan bij het samenstellen van uw aangifte rekening kan houden met bijzondere privé-ritten. Woon-werkverkeer valt onder zakelijke kilometers, daarmee is rekening gehouden bij het maken van de layout van de invulbladen.

U kunt onderstaande codes gebruiken voor de overige privé-ritten:

Zi    ziekenbezoek
D    reizen tweede dienstbetrekking
O    reizen i.v.m. onderneming/res. overige werkzaamheden*
A    reizen i.v.m. bezoek arts
G    reizen aan te merken als gift
W   Woon-werk verkeer (toets reiskostenvergoeding)
Z    Zakelijk verkeer (salderingsregeling reiskostenvergoeding)

* ‘Res. overige werkzaamheden’ (res. = resultaat) staat voor werkzaamheden die u buiten dienstbetrekking verricht, maar die geen winst uit onderneming vormen, zoals bijvoorbeeld freelance werkzaamheden. U kunt een zogenaamde VAR (verklaring arbeidsrelatie) aanvragen bij de Belastingdienst. Het aanvraagformulier kunt u downloaden van de site van de Belastingdienst, www.belastingdienst.nl. De VAR biedt meer zekerheid, maar is slechts één jaar geldig. Overleg met uw werkgever / belastingadviseur over het gebruik van de codes W en Z, want dit is niet in alle gevallen nuttig om te registreren. Dat is afhankelijk van de reiskostenvergoeding. Hou rekening met nadere regels voor bepaalde aftrekposten, zoals drempels en aanvullende voorwaarden. Uw accountant / adviseur kan u hierover informeren. Het verdient aanbeveling bijzondere privé-ritten ook in uw agenda te noteren.